Подробно рассказываем об отделах в компании, где сотрудники воруют чаще всего — о службе закупок, о производстве, отделе реализации и отделе кадров, и объясняем, как максимально эффективно и без ущерба для бизнеса вывести мошенников на чистую водуКоррупция — или воровство в компаниях — тема очень обширная. В зависимости от размеров компании, сферы деятельности, наличия или отсутствия службы безопасности перечень возможных схем сильно варьируется. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся случаи в малом и среднем бизнесе и возможные пути решения этих вопросов.
Служба закупки
Один из самых сложно контролируемых отделов в структуре предприятия. Самая простая и банальная схема — получение отката при закупке продукции. Выявить крайне сложно, доказать что-то тоже. Например, возьмем магазины розничной торговли, кафе, рестораны. Закупочные цены на отдельные виды товаров могут достаточно сильно меняться в короткое время. Если еще вчера свежие томаты стоили рубль, то завтра они могут стоить полтора рубля. В ежемесячных отчетах вы увидите лишь среднюю цену, которая в целом не будет критично отличаться от рыночных цен, но вот насколько она соответствует действительности — узнать сложно.
Или в качестве примера можно рассмотреть предприятие покрупнее, процесс закупки офисной техники. Допустим, необходимо закупить тридцать компьютеров, принтеры и пару ксероксов. Так как закупка уже не розничная, а тянет на мелкий опт, то от рыночной цены магазины предложат скидку 10-15 %. Далее, если заказчиком выступает ваш специалист, штатный системный администратор, то он легко может в счете указать одну спецификацию компьютеров, а фактически будут установлены комплектующие, которые стоят несколько меньше. Обнаружить разницу не специалисту будет крайне проблематично. Разницу в работоспособности компьютеров разных комплектаций вряд ли кто-то заметит.
Есть ряд признаков, которые говорят о том, что ваша служба закупок нечиста на руку:
- цены закупок не отличаются от среднерыночных цен, либо отличаются в большую сторону;
- отчеты о закупках максимально не информативны, категории товаров объединены в группы без детализации, либо таких отчетов и вовсе нет;
- в бухгалтерию подаются не все сведения (нет чеков, накладных, либо они ненадлежащим образом оформлены);
- если у вас на предприятии уровень зарплат не очень высокий, а за места в отделе закупок держатся очень сильно и все сотрудники с вами крайне вежливы и дружелюбны, стоит задуматься.
Существует несколько решений, как контролировать, и, что гораздо правильнее, как исключить возможность хищений на предприятии на стадии закупок.
Одно из 100 % работающих решений — делать закупки лично, либо поставить на должность менеджера по закупкам доверенное лицо. Если это невозможно, то хотя бы крупные сделки проводить под личным контролем.
Второй способ — на постоянной основе избирательно проверять текущие цены, наличие закупленного товара. Делается это просто и не требует огромного количества времени. Например, возьмем предыдущий случай с закупкой офисной техники. Прежде чем оплачивать счета, отправьте их в несколько фирм, которые занимаются поставкой оргтехники с вопросом, смогут ли они аналогичные комплектации продать по более низким ценам, либо без потери качества смогут предложить более доступную по цене технику. Если все фирмы, в которые вы отправили данный счет, смогут сделать более выгодное предложение, значит ваши сотрудники нечисты на руку, либо некомпетентны. Эти операции можно делать лично или доверить их вашей службе безопасности, если таковая имеется.
Третий способ — приобрести специализированные аналитические системы, которые интегрируются в вашу бухгалтерию и с помощью которых можно провести анализ деятельности любого отдела. Это подходит только для средних и крупных предприятий, где проверить детально деятельность того или иного отдела не представляется возможным из-за большого массива информации.
Производство
Хищения на стадии производства также сложно выявляются. Не углубляясь в виды и способы воровства на производстве, можно сказать, что ключом к минимизации таких потерь является, в первую очередь, порядок на предприятии. На данный момент существует множество различных решений по автоматизации учета материалов, с помощью которых можно контролировать производство любого продукта в любых масштабах. Стоимость таких систем и их внедрение стоит приличных денег, но, как правило, это дешевле, нежели постоянно оплачивать воровство сотрудников.
Реализация
Самой популярной сферой реализации, где и процветает максимально возможное количество различных схем хищений, является розничная торговля. Рассмотрим самые популярные схемы и возможные пути их выявления.
1. Реализация по завышенной цене. Если у вас практикуется система скидок или нет фиксированной продажной цены на продукцию, то у работника появляется возможность заработать на разнице в цене. В данном случае вы либо меняете политику и ставите фиксированные цены, либо систему скидок автоматизируете таким образом, чтобы она не зависела от продавца.
2. Реализация «чужого» товара. Обычно от этого страдают небольшие розничные магазины. Продавец на личные средства закупает наиболее ходовой товар и в вашем магазине его продает. Выявить одиночные продажи можно только случайно, в ходе внеплановой инвентаризации, а вот систематические «подмены» товара можно выявить аналитически, построив графики продаж различных смен по всей номенклатуре. Сделать это можно с помощью недорогих CRM-систем.
3. Обман покупателя, обвешивание и тому подобное. Решение этой проблемы должно быть комплексным. Во-первых, продавец должен четко понимать, что воровство уголовно наказуемо, что в случае вскрытия такого факта на вашем предприятии вы сразу привлечете сотрудников полиции для расследования.
Во-вторых, максимальный контроль за деятельностью продавцов (все чеки должны пробиваться, видеофиксация рабочего места, периодические инвентаризации и контрольные закупки). В-третьих, ваши сотрудники должны ценить свое рабочее место, а значит — их честность и преданность компании напрямую должна зависеть от их заработной платы.
Отдел кадров
Коррупция в данной службе не такая явная и часто встречающаяся, как в перечисленных сферах, но также способна нанести вред предприятию.
Если на предприятии достойный уровень зарплат, то и претендентов на возможные вакансии будет достаточно. Это повод для сотрудников отдела кадров заработать на продаже рабочих мест. Актуальна эта проблема в основном для крупных предприятий. Очевидного финансового убытка компания от этого вида коррупции не несет, а вот то, что на предприятие попадают не лучшие специалисты, а те, кто готов побольше заплатить, наносит вред. Вторая возможность махинаций в отделе кадров — принятие на работу «мертвых душ», то есть по подложным документам оформляются сотрудники, которые никогда на предприятии не появляются. Им начисляется заработная плата, за них платятся налоги, что несет прямой финансовый убыток компании.
Подводя итог, можно сказать, что воровство на предприятии — это сложная проблема, которая не имеет какого-то одного простого решения. По статистике, лишь небольшая часть людей 5-15 % склонны к воровству, еще 5-15 % диаметрально противоположные. А вот остальные 60-90 % людей зависят от текущей ситуации. Если у вас на предприятии нет порядка, нет систем контроля, значит не стоит удивляться тому, что 90 % сотрудников где-то что-то воруют. Современные технологии позволяют контролировать любые этапы деятельности предприятия, начиная от стадии закупок и заканчивая реализацией; именно использование подобных систем учета является одним из самых эффективных способов исключения возможности своровать.
